○井川町文書管理規則
令和6年4月1日
規則第9号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の交付、収受及び回付(第10条―第18条)
第3章 起案文書の作成(第19条―第26条)
第4章 文書の回議及び決裁(第27条―第35条)
第5章 文書の浄書及び発出(第36条―第43条)
第6章 文章の整理(第44条・第45条)
第7章 文書の保管及び保存(第46条―第50条)
第8章 文書の廃棄(第51条―第54条)
第9章 補則(第55条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他に特別の定めのあるもののほか、井川町における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 収受文書 役場に到着した文書等で、総務課が収受した文書等をいう。
(3) 親展文書 内容を宛名人以外の者に秘するため、封筒に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。
(4) 秘密文書 その内容を秘密にすることを要する文書として、町長が指定した文書又はそれに準ずる文書として課長が指定した文書をいう。
(5) 経由文書 町を経由して行政庁等へ進達しなければならない文書等をいう。
(6) 起案文書 町長、副町長、教育長、会計管理者及び課長の決裁を受けるため、起案決議票(様式第1号)を添付した起案した文書をいう。
(7) 未結文書 事案の処理が完結していない文書をいう。
(8) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。
(9) 原議 決裁区分に従って決裁された起案文書をいう。
(10) 課 井川町処務規則(昭和42年規則第2号。以下「処務規則」という。)第4条に規定する課をいう。
(11) 課長 処務規則第5条に規定する課長をいう。
(12) 交付 総務課が受け取った文書をその文書に係る主務課及び宛名人に配ることをいう。
(13) 回付 文書を閲覧するため、関係者に渡すことをいう。
(14) 合議 その事案が他の課の所掌事務に関連ある文書で関係課の決裁を受けるため回付することをいう。
(令達の種類)
第3条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により定めるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により定めるもの
(3) 訓令 所属行政機関又は所属職員に対して指揮監督権に基づき命令するもの
(4) 指令 特定の個人又は団体の申請、願出、対して許可、認可、承認等の意思を表示するもの
(5) 通達 所属行政機関又は所属職員に対し一定の事実又は意思を通知するもの
(6) 告示 行政処分について管内一般に公示するもの
(7) 公告 一定の事実について管内一般に公示するもの
(8) 達 特定の個人、団体等に対して、一定の事実を命じ、又は既に与えた許可、認可等の行政処分を取り消すもの
(公文例式)
第4条 公文例式は、別に定めるもののほか、別記様式によるものとする。
(収受文書及び発出する文書の記号及び番号)
第5条 収受文書及び発出する文書の記号及びその順序は、次のとおりとする。
(1) 町名の約字「井」
(2) 文書の区分による「発」又は「収」
2 文書の区分は、収受文書には「収」、発出する文書には「発」の記号を付するものとする。
3 収受文書及び発出する文書の番号は、会計年度による一連番号とする。
(文書の取扱い)
第6条 文書は、正確、迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理しなければならない。
2 文書は、課長以上の職にある者の命令又は承認がなければ他人に示し、又は写しを与えてはならない。
(総務課長の職務)
第7条 総務課長は、文書の管理がこの規則に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、各課における文書の管理の実態を調査し、又は文書の管理に関し課長に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(課長の職務)
第8条 課長は、各課における文書の管理を総括する。
(文書主任)
第9条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課長とする。
3 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の取扱いの指導及び改善に関すること。
(2) 文書の回付に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 未決文書の調査に関すること。
(5) 文書及び簿冊の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6) その他文書及び簿冊の管理に関すること。
4 文書主任不在のときは、必要に応じて文書副主任を置き、その事務を代行する。
第2章 文書の交付、収受及び回付
(文書の交付)
第10条 勤務時間中に役場に到着した文書等は、全て総務課が受け取り、次の各号により速やかに交付しなければならない。ただし、役場で受け取るべきでないものがあるときは、総務課は、返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。
(1) 普通文書は、原則封のまま主務課長又は宛名人に交付すること。
(2) 親展文書及び秘密文書は、封のまま宛名人に交付すること。
(3) 経由文書は、第1号の例によって主務課長に交付すること。
(4) 現金、有価証券その他の金券を添えた文書は、本書にその旨を記載の上、主務課長に交付し、金券は会計管理者に交付すること。
(5) 書留郵便物、簡易書留郵便物、特定記録郵便物は、書留文書等受理簿(様式第5号)に記載して宛名人に交付すること。
(6) 小包は、書留によるものは前号に従い、その他のものはそのまま主務課長又は宛名人に交付すること。
(7) 異議の申立、訴訟、入札書、審査請求、その他収受の日時を確認する必要のある文書には、第1号の手続のほか、その欄外又は封筒に受付年月日及び時刻を記載し、総務課は、これに認印を押印の上速やかに主務課長に交付すること。
(9) 官報、新聞その他軽易な文書は、必要に応じて回付用の用紙を添付し主務課長に交付すること。
(10) 数課に関連する文書等は、最も関係が深いと認められる課の課長に交付すること。
(受領印の押印)
第11条 前条第1項第5号の規定によって主務課長又は宛名人が文書等の交付を受けたときは、書留文書等受理簿に受領印を押さなければならない。
(文書の収受)
第12条 文書の収受は、文書処理票(様式第6号)を用いなければならない。ただし、第10条第1項第8号及び第9号に規定する電報及び軽易な文書については、収受しない。
2 総務課は、回付区分、保存年限、簿冊名、文書分類番号、収受番号、収受年月日、担当所属、発信元、発出番号、発信年月日及び件名を当該文書処理票の所定の欄に表示し、収受文書に受付印(様式第7号)を押して受付番号及び収受年月日を記入しなければならない。
3 総務課は、他の課に合議を要する収受文書については、文書処理票の該当欄に合議先の課長及び係名を関係の深い順に入力しなければならない。
4 勤務時間外に役場に到着した文書等の収受年月日は、翌開庁日とする。
(収受文書の特別扱い)
第13条 特別の取扱い要する収受文書で、次の各号に該当するものには、その種別に応じて、当該文書処理票の取引上の注意欄に表示しなければならない。
(1) 例規文書を内容とするもの 例規
(2) 秘密文書を内容とするもの 秘
(3) 即時に処理しなければならないもの 至急
(4) 重要なもの 重要
2 秘密文書、即時に処理しなければならないもの、重要なもの又は特殊な理由があるものは、主務課長は課内の回付はせず、速やかに当該文書を主務者に交付しなければならない。
(回付前の閲覧)
第14条 収受文書で重要又は異例と認められるものは、課内の回付前に町長及び副町長の閲覧を経なければならない。
(収受手続を経ていない文書等の配布)
第15条 主務課長又は宛名人は、総務課において収受の手続を経ていない文書等を受け取ったときは、速やかにこれを総務課へ配布しなければならない。
2 電子メール等により到着した電磁的記録は、その内容が、受信した課の主務に属するもので、当該課長が文書として処理することが必要であると認めるものは、速やかに当該電磁的記録を紙に出力し、総務課へ配布しなければならない。
(主務でない文書等の返付)
第16条 交付を受けた文書等で主務でないと認められるものがあるときは、各課相互に転送することなく、速やかにこれを総務課へ返付しなければならない。
(送料未納又は不足の文書等)
第17条 送料未納又は不足の文書等は、官公庁又は学校の発送に係るもの、その他必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(交付を受けた文書の処理)
第18条 主務課長は、文書の交付を受けたとき、又は回付が終了したときは、自ら処理するもののほか、重要なものについては、処理の方針を示して主務者に交付しなければならない。
2 主務課長は、文書主任として常に課内の文書の処理状況について注意し、その処理の促進を図らなければならない。
第3章 起案文書の作成
(文書作成の原則)
第19条 文書の作成に当たっては、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)及び現代かなづかい(昭和21年内閣告示第33号)により、平易簡潔かつ明瞭に表現するよう努めなければならない。
2 文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとしなければならない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めているもの
(3) 祝辞、感謝状、表彰状その他これに類するもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に縦書きとすることが適当と認めたもの
(文書の起案)
第20条 事案の処理は、文書によるものとする。ただし、課長が文書により処理することが適当でないと認めるときは、電話その他便宜の方法によって処理することができる。この場合において、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 文書の起案は、起案決議票を用い、案文の形式、文体及び用語を整え、字体を正確にし、できるだけ簡明に記載しなければならない。ただし、収受された文書に基づいて処理する定例的な文書でかつ軽易なものについては、当該文書の余白に処理案を朱記して回議に付し、主務課長に報告の上処理することができる。
3 起案者は、決裁区分、保存年限、簿冊名、文書分類番号、発出番号、起案年月日、起案者の所属職氏名、宛先、発信者及び件名を当該起案決議票の所定の欄に表示しなければならない。
4 起案者は、収受した文書に基づいて起案する場合は、前項に規定する事項に加え、収受番号及び受付年月日を当該起案決議票の所定の欄に表示しなければならない。
5 起案者は、他の課に合議を要する起案文書については、当該起案決議票の合議欄に合議先の課長及び係名を関係の深い順に表示しなければならない。
(起案文書の特別扱い)
第22条 特別の取扱いを要する起案文書で、次の各号に該当するものには、その種別に応じて、当該起案決議書の取引上の注意欄に表示しなければならない。
(1) 例規文書を内容とするもの 例規
(2) 秘密文書を内容とするもの 秘
(3) 重要なもの 重要
(4) 即時に処理しなければならないもの 至急
(起案文書の施行区分)
第23条 起案文書には、次の各号に該当する施行区分を選択し、当該起案決議書の施行区分欄に表示しなければならない。
(1) 例規文書を内容とするもの 例規
(2) 普通郵便により発送するもの 普通郵便
(3) 前号に該当しない郵便により発送するもの 書留、速達、配達証明、内容証明
(4) 宛名人に開封するよう依頼するもの 親展
(5) 公印を省略して発出するもの 公印省略
(6) ファクシミリにより発信するもの FAX
(7) 電子メールにより発信するもの メール
(文書の発信名義)
第24条 事務の委任及び法令に特別の定めがあるものを除くほか、官公庁への照復、町民への回答、公示、公告事項等庁外へ発出する文書は全て町長名義又は会計管理者名義をもってしなければならない。ただし、軽易な案件は、その性質に応じてそれぞれ各課長名義をもってすることができる。
2 課長は、主務事務を処理するための軽易な案件に限り、各課又は各班名義をもってすることができる。
3 庁内限りの文書は、課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い氏名等は省略することができる。
(起案文書に添付する関係書類)
第25条 特に起案理由の説明を要するものについては、本案の前に簡明にその要旨を記載しなければならない。
2 関係法規その他参考として特に記載を要する事項は、本案の後にその要領を記載するほか、関係書類を添付しなければならない。
3 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。
(起案文書の訂正)
第26条 起案文書を訂正したときは、訂正者は、その箇所に訂正印を押さなければならない。
第4章 文書の回議及び決裁
2 起案文書は、記名押印の上決裁区分に従って順次上司に回議に付さなければならない。
3 1案件であって回議を重ねるものは、その案件の処理が完結するまで関係書類を添付しなければならない。
4 原議は、最終決裁者の決裁が終わり次第、直ちに起案者にに返付しなければならない。
5 原議のうち、議案に係る文書又は条例、規則、訓令に係る原議は、総務課で保管しなければならない。
(起案文書の決裁)
第28条 起案文書は、全て起案した者が属する課の課長の決裁を受けなければならない。
2 課長は、前項による文書の回議を受けたときは、当該文書の決裁区分、形式、文体、用語、用字、施行期日、文書分類番号及び保存年限等文書の施行について必要な事項を審査し、その文書が適正を欠くと認めたときは起案者に返付して、訂正その他の必要な措置を求めなければならない。
(起案文書の回議)
第29条 課長の決裁後、町長、副町長、会計管理者及び総務課長の決裁が必要な起案文書は、課長の審査後に当該決裁者に回議する。
(秘密等を要する起案文書)
第30条 秘密文書、即時に処理しなければならないもの、重要なもの又は特殊な理由があるものは、課長又は起案者が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(回議案件に対する意見)
第31条 回議に付された案件について意見を異にするときは、起案者と協議し、なお整わないときは、その旨を上司に申し出て決裁を受けるものとする。
(合議)
第32条 他課に関係ある案件は、会計管理者又は主務課長の決裁を経た上課外合議欄の関係課長及び関係課員の決裁を経て合議しなければならない。
2 合議を受けたときは、速やかに決裁し、起案者に返付しなければならない。
3 合議を受けた課において起案文書を訂正したときは、訂正者は、その箇所に訂正印を押さなければならない。
4 合議に付された案件に対して意見を異にするときは、互いに協議しなければならない。協議が整わないときは、上司の決裁を受けるものとする。
5 起案の趣旨が変更されたとき、又は廃案となったときは、その旨を朱記して関係課長へ通知しなければならない。
(未決文書)
第33条 未決文書のうち重要なものについては、主務者が不在の場合であっても、その経過を明らかにしておかなければならない。
(完結文書)
第34条 原議は、当該起案決議書の決裁日欄に決裁を受けた年月日を表示し速やかに処理しなければならない。
(施行の中止及び保留)
第35条 起案者は、決裁を受けた後、新たな事態が発生したことにより施行を中止し、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該施行を中止し、又は保留しようとする事案に係る原議を添えて決裁を受けなければならない。
第5章 文書の浄書及び発出
(起案文書の浄書)
第36条 課長は、起案者又は起案者より指示された職員に指示して浄書させるものとする。
(公印の使用)
第37条 浄書済み文書は、当該原議と照合確認し、総務課長の承認を得て公印を押印しなければならない。ただし、井川町公印規則(平成18年規則第5号)第13条に規定する通知事項等軽易な事項については、公印を省略することができる。
2 公印の管理者は、前項に規定する公印の使用に係る承認をするときは、当該原議の公印使用承認欄に承認印を押印しなければならない。
(発出番号)
第38条 発出番号を記載した浄書済み文書を発出したときは、当該原議の発出番号の欄に発出番号を記載しなければならない。
(経由文書の取扱い)
第39条 経由する文書の依頼を受けたときは、起案決議書により、課長の決裁を受けて経由しなければならない。
(文書等の発送)
第40条 文書は、総務課が発送する。ただし、急を要するものは、この限りでない。
2 総務課が文書を発送するときは、料金後納郵便差出票(様式第8号)に所要事項を記入し、それを付して発送しなければならない。ただし、これにより難いときは、郵便切手を用いることができる。
3 文書等の発送日は、毎週月曜日及び木曜日(当該日が町の休日を定める条例(平成2年条例第7号)第1条第1項に規定する町の休日に当たる場合は、その翌日)とし、取扱時間は、午後1時30分までとする。ただし、急を要するものは、この限りでない。
4 毎月の1日及び15日(当該日が町の休日を定める条例第1条第1項に規定する町の休日に当たる場合は、その翌日)に町内会長及び生産組合長宛てに文書を発送する場合は、発送日の前日の午後3時までに文書差出票(町内会長宛)(生産組合長宛)(様式第9号)を総務課まで提出し、当該文書を文書配布箱へ投函しなければならない。
6 第37条に掲げる公印を省略することができる文書は、ファクシミリ、電子メール等により発送することができる。
(文書等の当直発送)
第41条 急を要するもので勤務時間外又は休日に発送しなければならない文書等は、起案者において主務課長の承認を得た上発送しなければならない。
(1) 現金、有価証券その他の重要物件を発送する場合には、主務課でその内容を証する文書とともに封かんし、書留郵便により、総務課に発送依頼しなければならない。
(2) 親展文書及び秘密文書は、主務課で封かんし、封筒に親展の表示をし、総務課に発送依頼しなければならない。
(3) 小包は、主務課で荷造りをし、総務課に発送依頼しなければならない。
(4) 配達及び内容証明を必要とする文書は、主務課で封かんし、封筒にその表示をし、総務課に発送依頼しなければならない。
(5) 電報を発信する場合は、主務課で電文を作成し、発信しなければならない。
(6) 軽易な文書は、電子メール又はファクシミリにより発信することができる。
(原議等の取扱い)
第43条 発出の終わった文書は、当該原議の起案決議書の施行年月日欄に文書を発出した日又は事案を処理した日を記載しなければならない。
第6章 文章の整理
(完結文書の整理)
第44条 完結文書は、別表に定める規準に基づいて指定された簿冊に、完結後直につづり込まなければならない。複数の分類に関係する文書は、最も関係の深い分類の簿冊に綴り込み整理しなければならない。
3 完結文書の完結年度は、当該文書の完結年月日の属する年度とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に関する完結文書については、当該文書の完結年月日の属する年度の前年度に属するものとする。
(簿冊の整理)
第45条 簿冊は、会計年度ごとに区分しなければならない。ただし、暦年ごと又は数年度にわたってつづることが適当な完結文書に係る簿冊については、この限りでない。
2 図書、図面等で簿冊に整理することが困難と認められるものは、箱等に納め又は結束しなければならない。
3 簿冊の完結年度は、当該簿冊の最後につづり込んだ完結文書の完結年度とする。
4 簿冊の表紙具は、総務課長が別に定める規格のものを用いなければならない。ただし、これによることが困難な場合は、他の規格によることができる。
第7章 文書の保管及び保存
(保存年限)
第46条 文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年、1年とする。
(1) 各課に共通する文書総務課長
(2) 前項に掲げる文書以外の文書課長
3 前2項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が完成する間、証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令に定める間又は時効期間による。
4 簿冊の保存年限は、つづり込んだ完結文書の保存年限による。この場合において、1事案につき、保存年限の異なる完結文書がある場合は、その保存年限ごとに簿冊につづり込まなければならない。
(保存年限の起算日)
第47条 完結文書又は簿冊の保存年限の起算日は、当該完結文書又は簿冊の完結年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(簿冊の保管)
第48条 簿冊は、その完結年度の翌年度の3月31日まで、各課の書架等に原則として保管しておかなければならない。
(簿冊の保存)
第49条 課長は、前条の保管期間を経過した簿冊(保存期間が1年のものを除く。)を書庫に保存するものとする。
2 文書を保存する書庫の開閉は、これを厳重にし、部外者を出入させてはならない。
3 文書保管倉庫で喫煙し、その他火気を使用してはならない。
(簿冊の利用)
第50条 総務課長は、職員から保存簿冊借閲書(様式第11号)により保存簿冊の利用の申込みがあったときは、当該保存文書を閲覧させ、又は貸し出すことができる。
2 職員は、他の課所の保存簿冊を閲覧し、又は貸出しを受けようとするときは、当該保存簿冊を管理する課長の承認を受けなければならない。
第8章 文書の廃棄
(文書の廃棄)
第51条 課長は、各課の書架に保管している保存年限が1年の簿冊で第48条の保管期間が経過したとき及び書庫に保存している保存年限が1年を超える簿冊(永年保存のものを除く)で保存年限を経過したときは、速やかに当該簿冊を廃棄するものとする。
(転用のおそれある文書及び秘密文書の廃棄)
第52条 文書を廃棄する場合において、秘密文書、他に転用のおそれのある文書は、焼却、切断等適当な処理をしなければならない。
(保存年限の延長)
第53条 保存年限を経過した文書のうち、歴史的、文化的、学術的に価値のあると認めるものについては、主務課長は当該簿冊に簿冊引継書(様式第12号)を添えて、総務課長に引き継ぐことができる。
2 保存年限を経過した文書のうち、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保存することができる。
第9章 補則
(委任規定)
第55条 この規則に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
1 この規則は、令和6年4月1日より施行する。
2 この規程の施行前に現に処務規則の規定によりなされた手続は、この規程の相当規定によりなされた手続とみなす。
3 文書の左横書きの実施に関する規程(昭和35年規程第1号)は、廃止する。
4 この規則に規定する各種様式について、電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。)で作られる記録をいう。)に代えて記録することができるものとする。
文書保存期間基準表
事項 | 事項の区分に応じた公文書の類型 | 保存期間 | 備考 | |
条例及び規則等の制定又は改廃及びその経緯に関する事項 | ||||
1 | 条例の制定又は改廃及びその経緯 | (1) 条例案の検討に関する文書 (2) 条例案の審査に関する文書 (3) 議会の審議に関する文書 (4) 条例の公布に関する文書 (5) 解釈又は運用の基準の策定に関する文書 | 永年 | |
2 | 規則の制定又は改廃及びその経緯 | (1) 規則案の検討に関する文書 (2) 規則案の審査に関する文書 (3) 規則の決定に関する文書 (4) 規則の公布に関する文書 (5) 解釈又は運用の基準の策定に関する文書 | 永年 | |
3 | 訓令の制定又は改廃及びその経緯 | (1) 訓令案の検討に関する文書 (2) 訓令案の審査に関する文書 (3) 訓令の決定に関する文書 (4) 訓令の告示に関する文書 (5) 解釈又は運用の基準の策定に関する文書 | 永年 | |
4 | 要綱等の制定又は改廃及びその経緯 | (1) 要綱等の検討に関する文書 (2) 要綱等の告示に関する文書 (3) 解釈又は運用の基準の策定に関する文書 | 永年 | |
議会に関する事項 | ||||
5 | 議会への議案等の提出及びその経緯 | (1) 議案等の検討に関する文書 (2) 議案等の提出に関する文書 | 10年 | |
6 | 議会の開会及びその経緯 | (1) 議会の招集に関する文書 (2) 議会資料に関する文書 (3) 議案の説明に関する文書 | 10年 | |
7 | 議決等に関する事項 | (1) 議会の議決報告に関する文書 (2) 委員会等の結果報告に関する文書 | 重要 永年 通常 10年 | |
8 | 請願又は陳情に関する事項 | (1) 議会の議決結果に関する文書 (2) 請願等に対する措置に関する文書 | 重要 10年 通常 5年 | |
実施機関又はその長で構成される会議又は管理職を含む職員で構成される重要な会議その他これに準ずる会議に関する事項 | ||||
9 | 会議の決定及びその経緯 | (1) 会議の開催に関する文書 (2) 会議資料に関する文書 (3) 会議の決定に関する文書 (4) 会議の記録に関する文書 | 重要 永年 通常 10年 | |
審議会、協議会等の会議に関する事項 | ||||
10 | 会議の決定及びその経緯 | (1) 委員の委嘱に関する文書 (2) 諮問事項等の設定に関する文書 (3) 会議の開催に関する文書 (4) 会議資料に関する文書 (5) 答申、提言、報告及び会議の決定に関する文書 (6) 会議の記録に関する文書 | 重要 永年 通常 10年 | |
町行政の基本方針等に関する事項 | ||||
11 | 町政若しくは事業に関する計画若しくは方針の策定又は改廃及びその経緯 | (1) 計画案の検討に関する文書 (2) 計画案の作成に係る協議及び意見聴取に関する文書 (3) 計画の決定及び公表に関する文書 (4) 計画の実施、評価及び改善に関する文書 | 10年 | 計画期間が終了する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
12 | 町及び字の名称及び区域の変更並びにその経緯 | (1) 検討に関する文書 (2) 関係者との協議に関する文書 (3) 議案の決定に関する文書 (4) 議案審議及び議決に関する文書 (5) 告示に関する文書 | 永年 | |
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯に関する事項 | ||||
13 | 審査基準、処分基準及び標準処理期間の設定及びその経緯 | (1) 審査基準、処分基準及び標準処理期間の設定の検討に関する文書 (2) 審査基準、処分基準及び標準処理期間の設定に関する文書 | 10年 | |
14 | 許可、認可、承認、取消し等の行政処分の決定及びその経緯 | (1) 許認可等に関する申請に関する文書 (2) 許認可等の受付及び審査に関する文書 (3) 許認可等の検討に関する文書 (4) 許認可等の決定に関する文書 | 5年 | 許認可等の効力が消滅する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
15 | 不服申立てへの対応及びその経緯 | (1) 不服申立ての提起に関する文書 (2) 要件審査に関する文書 (3) 審理に関する文書 (4) 裁決に関する文書 | 10年 | 裁決、決定その他処分の施行日を保存期間決定の基準日とすること。 |
16 | 訴訟への対応及びその経緯 | (1) 訴訟の提起に関する文書 (2) 訴訟における主張・立証に関する文書 (3) 判決又は和解に関する文書 | 重要 永年 通常 10年 | 訴訟が終結する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
町の組織及び人事に関する事項 | ||||
17 | 組織に関する事項 | (1) 組織の設置及び改廃並びに配置定員の検討に関する文書 (2) 組織の設置及び改廃並びに配置定員の決定に関する文書 | 10年 | |
18 | 職員の採用に関する事項 | (1) 採用試験の実施に関する文書 (2) 採用試験の結果に関する文書 (3) 採用の決定に関する文書 | 永年 | |
19 | 職員の再任用に関する事項 | (1) 再任用の協議に関する文書 (2) 再任用の検討に関する文書 (3) 再任用の決定に関する文書 | 10年 | |
20 | 職員の退職に関する事項 | (1) 退職の決定に関する文書 | 永年 | |
(2) 退職手当の支給の決定に関する文書 | 5年 | |||
21 | 会計年度任用職員及び臨時職員の任免に関する事項 | (1) 会計年度任用職員及び臨時職員の募集に関する文書 (2) 会計年度任用職員及び臨時職員の任免に関する文書 | 10年 | |
22 | 職員の分限、懲戒に関する事項 | (1) 分限及び懲戒の検討に関する文書 (2) 分限及び懲戒の決定に関する文書 | 永年 | |
23 | 職員の人事異動に関する事項 | 人事異動に関する文書 | 永年 | |
24 | 職員の人事評価に関する事項 | (1) 人事評価制度の制定及び改廃に関する文書 | 10年 | |
(2) 人事評価の実施及び結果に関する文書 | 5年 | |||
25 | 職員の給与、旅費及び手当に関する事項 | (1) 給与改定に関する文書 | 永年 | |
(2) 手当等の認定に関する文書 (3) 給与等の支給に関する文書 | 5年 | |||
職員の服務及び福利厚生等に関する事項 | ||||
26 | 職員の服務に関する事項 | (1) 各種休暇に関する文書 (2) 週休日の振替及び代休に関する文書 (3) 時間外勤務命令の申請及び承認に関する文書 (4) 旅行命令簿及び復命書 (5) 職員の兼業許可に関する文書 | 5年 | |
(6) 旅費の支出を伴わない旅行命令の申請及び承認に関する文書 | 1年 | |||
27 | 事務引継ぎに関する事項 | (1) 特別職の職員の事務引継ぎに関する文書 | 永年 | |
(2) 管理職の職員の事務引継ぎに関する文書 | 10年 | |||
(3) 管理職の職員を除く職員の事務引継ぎに関する文書 | 3年 | |||
28 | 公務災害補償に関する事項 | (1) 当該事案に関する文書 (2) 請求及び決定に関する文書 | 5年 | |
29 | 職員の研修に関する事項 | (1) 研修計画の検討に関する文書 (2) 研修計画の決定に関する文書 | 10年 | |
(3) 外部研修の受講に関する文書 (4) 内部研修の実施に関する文書 | 5年 | |||
予算、決算及び出納に関する事項 | ||||
30 | 予算に関する事項 | (1) 予算編成方針に関する文書 (2) 予算要求及び予算査定に関する文書 (3) 予算案の作成及び決定に関する文書 | 3年 | |
(4) 予算書 | 永年 | |||
31 | 決算に関する事項 | (1) 決算の調製に関する文書 (2) 決算の審査に関する文書 (3) 決算の公表に関する文書 | 5年 | |
(4) 決算書 | 永年 | |||
32 | 出納に関する事項 | (1) 出納に関する証拠書類 (2) 郵便切手等の受払に関する文書 | 10年又は5年 | |
公共事業(当該事業の施行に必要な工事等を含む。以下同じ。)に関する事項 | ||||
33 | 公共事業に関する事項及びその経緯 | (1) 事業計画の検討、策定等に関する文書 (2) 契約内容及び方法の決定に関する文書 (3) 入札又は随意契約の実施に関する文書 (4) 契約の締結に関する文書 (5) 事業実施に係る協議又は事業内容の変更に関する文書 (6) 履行の確認及び検査に関する文書 | 10年 | 事業が終了する日保存期間決定の基準日とすること。財源に町債、補助金等を充てている場合は、第39項又は第40項の規定と整合性を取ること。 |
34 | 公共事業により整備された施設等の管理に関する事項 | 工事及び施設管理に係る事業内容等の台帳及びそれに類する記録の管理に関する文書 | 5年 | 施設等が滅失等し、記録を保存する必要がなくなる日を保存期間決定の基準日とすること。 |
契約、協定等に関する事項 | ||||
35 | 契約の締結関する事項及びその経緯(第33項に該当するものを除く。) | (1) 契約の内容及び方法の検討に関する文書 (2) 入札又は随意契約の実施に関する文書 (3) 契約の締結に関する文書 (4) 履行の確認及び検査に関する文書 | 5年 | 契約期間が終了する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
36 | 協定等の締結に関する事項及びその経緯 | (1) 協定等の締結の契機となった文書 (2) 協定内容の協議に関する文書 (3) 関係者からの意見聴取に関する文書 (4) 協定等の締結の決定に関する文書 | 重要 永年 通常 10年 | 協定等の期間が終了する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
補助金、貸付金及び町債等に関する事項 | ||||
37 | 補助金等の交付及びその経緯 | (1) 補助金等の申請に関する文書 (2) 補助金等の交付の審査及び決定に関する文書 (3) 補助金等の実績報告に関する文書 | 10年 | |
38 | 貸付金等に関する事項及びその経緯 | (1) 貸付台帳 | 永年 | 償還が終了する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
(2) 貸付けの申請に関する文書 (3) 貸付の審査及び決定に関する文書 | 10年 | |||
39 | 補助金の申請等に関する事項 | (1) 補助金の申請に関する文書 (2) 補助金の交付の審査及び決定に関する文書 (3) 当該補助事業の内容に関する文書 (4) 当該補助事業の実績報告及び監査に関する文書 | 通常 10年(取得した施設等の耐用年数が10年超の場合は、永年) 軽易 5年 | |
40 | 町債に関する事項 | (1) 起債の検討に関する文書 (2) 起債の協議及び同意に関する文書 (3) 借入れの申込みに関する文書 (4) 償還の進捗又は予定に関する文書 (5) 借用証書 | 通常 10年(取得した施設等の耐用年数が10年超の場合は、永年) | 償還が終了する日を保存期間決定の基準日とすること。 |
財産に関する事項 | ||||
41 | 公有財産の取得に関する決定及びその経緯 | (1) 取得の契機となった文書 (2) 交渉に関する文書 (3) 買収の契約又は寄付に関する文書 (4) 登記に関する文書 | 永年 | |
42 | 公有財産の処分に関する決定及びその経緯 | (1) 処分の契機となった文書 (2) 処分対象物件の評価に関する文書 (3) 契約締結に関する文書 (4) 登記に関する文書 | 永年 | |
43 | 公有財産の管理に関する重要な事項 | (1) 図面及び設計図書 (2) 土地の境界確定に関する文書 | 永年 | 施設等が滅失等し、記録を保存する必要がなくなる日を保存期間決定の基準日とすること。 |
(3) 所管替え、用途変更、改築及び取壊しに関する文書 (4) 財産管理に関するその他重要な記録 | 10年 | |||
表彰等に関する事項 | ||||
44 | 叙位、叙勲及び褒賞に関する事項 | (1) 候補者の調査に関する文書 (2) 候補者の推薦に関する文書 | 永年 | |
45 | 表彰に関する事項 | (1) 表彰制度の設置、変更又は廃止の検討に関する文書 (2) 表彰者等の選定に関する文書 (3) 表彰者等の決定に関する文書 | 永年 | |
46 | 表彰式等の式典に関する事項 | (1) 式典の計画に関する文書 (2) 式典の実施に関する文書 | 永年 | |
広報広聴及び要望等に関する事項 | ||||
47 | 広報広聴に関する事項 | (1) 町が発行した広報又はそれに類する刊行物 | 永年 | |
(2) 広報広聴に関する文書 | 5年 | |||
48 | 要望等に関する事項 | (1) 町民等からの要望書 (2) 要望等に対する検討及び回答に係る文書 | 5年 | |
統計、調査及び研究等に関する事項 | ||||
49 | 統計、調査及び研究等に関する事項 | (1) 統計調査等の交付金に関する文書 | 10年 | |
(2) 統計調査等の事務に関する文書 (3) 統計調査等の実施に関する文書 | 5年 | |||
(4) 統計調査等の集計結果に関する文書 | 永年 | |||
寄附に関する事項 | ||||
50 | 寄附に関する事項 | (1) 寄附採納願いに関する文書 (2) 寄附の受入れに関する文書 | 永年 | |
租税その他公課に関する事項 | ||||
51 | 租税その他公課に関する文書 | (1) 固定資産税の賦課に関する文書 (2) 土地・家屋の評価に関する文書 (3) 財産差し押さえに関する文書 | 永年 | |
(4) 固定資産税以外の賦課に関する文書 (5) 町税等の徴収に関する文書 | 10年 | |||
その他の事項 | ||||
52 | 町の沿革及び町史に関する事項 | (1) 町政の沿革に関する文書 (2) 合併に関する文書 (3) 町史編さんの資料となる文書 (4) 町史編さんの検討に関する文書 | 永年 | |
53 | 告示、公告、公表及び公示送達等に関する事項(ほかの項に該当するものを除く。) | (1) 告示、公告等に関する文書 (2) 決定及び公表に関する文書 | 重要 永年 通常 10年 | |
54 | 往復文書に関する事項(ほかの項に該当するものは除く。) | 申請、照会、回答及び通知等の往復文書の発出又は収受に関する文書 | 通常 5年 軽易 3年 | |
55 | 台帳等に関する事項(ほかの項に該当するものを除く。) | (1) 台帳、原簿、名簿等 (2) 台帳等の加除に関する文書 (3) 台帳等から除冊された文書 | 重要 永年 通常 10年 | 台帳等が閉鎖する日又は台帳等から除冊される日を保存期間決定の基準日とすること。 |
56 | 監査、審査及び検査に関する事項 | (1) 監査等の実施に関する文書 (2) 監査等の結果に関する文書 | 重要 永年 通常 5年 | |
57 | 業務における報告に関する事項(ほかの項に該当するものを除く。) | 月報、週報、日報、日誌又はそれに類する文書 | 重要 10年 通常 5年 軽易 3年 | |
58 | 文書管理に関する事項 | (1) 文書の保存期間基準の設定及び変更に関する文書 | 永年 | |
(2) 文書の保存期間の変更に関する文書 (3) 文書の移管及び廃棄に関する文書 | 5年 | |||
文書保存期間共通事項
1 | 条例・規則・訓令・要綱等の制定又は改廃関係文書 | 永年 | |
2 | 各種会議資料 | 10年 | |
各種会議議事録 | 永年 | ||
3 | 各種計画書 | 永年 | |
計画書以外の検討資料等 | 10年 | ||
4 | 公共施設建設工事完成図面 | 永年 | 解体まで |
公共施設工事契約関係 | 10年 | ||
土地・建物等財産売買契約関係 | 永年 | ||
工事以外の契約書原本 | 10年 | 複数年契約の場合は契約期間満了まで | |
工事以外の契約関係(町単独事業) | 5年 | ||
5 | 貸付金台帳 | 永年 | |
貸付金関係 | 10年 | 償還期間満了まで | |
6 | 町補助金交付台帳 | 永年 | |
町補助金交付関係 | 5年 | 交付期間満了まで | |
7 | 国県補助金・地方債関係(工事・委託・備品購入等含む) | 10年 | 交付・償還期間満了まで |
補助指令書 | 10年 |
各関係する法律・条例等に保存年限が記されている場合はそちらを優先する。
